U svakodnevnom radu, ovo je jedna od najčešće izgovorenih rečenica, ne samo u poslovnom nego I privatnom okruženju. Iako je u jednom trenutku njezina upotreba postala skoro pa statusni simbol “uspješnih managera”, ona je smrtonosna bolest (doslovno) koja uzrokuje neefikasnost, neispunjenje ciljeva, stres, umor, narušavanje odnosa. Fokusom na kvantitetu umjesto kvalitetu, činimo da trčimo brzo, a ne nužno I najbržim putem.
Prvo da utvrdimo, nisu svi zadaci JEDNAKO VAŽNI.
Mnogi klijenti, koji su se bar jednom našli u ovoj situaciji, znaju za zlatno pravilo, što postaviš bolje pitanje, dobit ćeš bolji odgovor ili rješenje.
Pa je tako u ovom slučaju prvo I pravo pitanje, „Š𝘁𝗼 𝗷𝗲 𝗺𝗼𝗷 𝗽𝗿𝗶𝗼𝗿𝗶𝘁𝗲𝘁?“ Pitanje prioretizacije direktno je vezano sa učinkovitim upravljanjem našeg vremena a samim time i osjećajem stresa koji proizlazi kada taj proces nije pod našom kontrolom.
Postoji mnogo uspješnih tehnika za bolje upravljanje vremenom, međutim svaka, pa I odgovor na prethodno pitanje polaze od toga da jasno znate što su vam ciljevi I koji je prioritet ili važnost svakoga od njih za vaš poslovni I osobni napredak.
Želite li doći do odgovora zašto nemate vremena I kako da ga ubuduće imate više, ovo su područja unutar kojih se nalazi vaš odgovor.
- JASNI, SPECIFIČNI, OSTVARIVI I ZNAČAJNI CILJEVI
- Prioretizacija AKTIVNOSTI ZA OSTVARENJE SVAKOG OD CILJA
- ANALIZA sadašnje vs željene raspodjele vremena
- Definiranje ključnih UZROKA neefikasne raspodjele, planiranja ili realizacije aktivnosti unutar definiranog vremena
- POMAGAČI – delegiranje I outsourcing
- UČINKOVITA KOMUNIKACIJA I POSTAVLJANJE GRANICA
U svakome od ovih područja iz osobnog iskustva mogu reći da je prvi I najčešći uzrok nedostatka vremena zapravo nedostatak svijesti kako trošimo svoje vrijeme. Većina klijenata nema osjećaj da oni upravljaju svojim vremenom, nego to učini okruženje, šef, kolege, partneri, klijenti sa svojim upitima, problemima, zakazanim sastancima I situacijama koje prezentiraju na način da trebaju njihovu prisutnost i sudjelovanje u rješavanju. I tako dok rješavaju sve druge zadatke, oni vlastiti često ostanu zapostavljeni.
U radu sa coachom na ovom izazovu, prvi korak biti će vođenje evidencije o trenutnoj raspodjeli vremena I načinu planiranja istog, nakon koje će se već samo dobivenom analizom doći do važnih spoznaja I potencijalnih rješenja za reorganizaciju I uspostavljanje bolje ravnoteže.
Jednom kada ste postavili sve glavne krake, gore navedene, vrijeme je mikropristup I detektiranje osobnih navika koje mogu pomoći ili koje trenutno blokiraju efikasno upravljanje vlastitim vremenom. Neki od njih su:
- Isplaniram dan ali onda pojedinačni sastanak ili zadatak potraje duže nego je to bilo planirano
- neplanirani uleti mi redovito poremete moj plan I raspored
- zadaci se nisu mogli obaviti bez mene, pa su me tražili da se uključim u rješavanje
- moram stalno provjeravati zadatke koji su delegirani I to mi oduzima puno vremena
- sve je bitno, ne mogu odrediti prioritet
Evo 𝗽𝗮𝗿 𝗷𝗲𝗱𝗻𝗼𝘀𝘁𝗮𝘃𝗻𝗶𝗵 𝘁𝗲𝗵𝗻𝗶𝗸𝗮 koje mogu pomoći u sortiranju te famozne predugačke to-do liste:
𝟭. Ako već nisi, stavi na papir SVE zadatke i napravi cjelovitu to-do listu koja će se dalje sortirati.
𝗧𝗶𝗽: Već u ovom koraku riješit ćeš se pritiska. Još je lakše ako imaš naviku da sve svoje zadatke upisuješ na jedno mjesto, bilo u rokovniku ili u telefonu, ODMAH u trenutku kada nastanu, i svaki sljedeći od idućeg dana nastavljaš pisati u istom nizu na tom predviđenom mjestu ( a ne razbacano po stranicama pa samo da okupiš sve zadatke treba ti sat vremena).
𝟮. Definiraj koji je zadatak tu na listi sa kojim ciljem i koja je važnost tog cilja za tebe li tvoju organizaciju u ovom trenutku?
𝟯. Prioretiziraj po principu hitnosti i utjecaja na konačan rezultat. U tome može pomoći poznata a jednostavna Eisenhower Matrica
𝟰. Najvažnije zadatke planiraj u kalendaru u vrijeme kada se osjećaš najproduktivnije i odstrani distraktore (mobitel, poruke, upade kolega u ured, osiguraj si prostor i vrijeme za fokusirano i nesmetano izvršenje zadatka)
𝟱. BINARNO ODLUČIVANJE
Ako ti je i ovo previše komplicirano, za prvi korak pomoći će i jednostavna binarna usporedba. Prioretiziraj sve zadatke sa svoje liste, tako što ćeš odlučiti u svakom trenutku samo između 2 opcije, koja je veći prioritet i tako sve dok ne prođeš sve zadatke sa svoje liste. Kreni od prvog zadatka sa pitanjem: „Da li mi je veći prioritet A ili B. Ako je A, tada nastavi da li mi je A ili C itd.
𝟲. Ako ti se čini da je tvoja trenutna situacija previše kompleksna za svaku od prethodnih opcija i nemaš osjećaj efikasnosti u kontinuitetu, uključi trenera u proces da ti pomogne u odmotavanju kratkoročne zavrzlame i pomogne uspostaviti dugoročno održiv sistem upravljanja svojim prioritetima I vremenom.
