Jeste li ikada bili dio tima ili organizacije koja je započela projekt, ali ga nije uspješno privela kraju? To je situacija s kojom se mnogi susreću. Nedovršeni projekti mogu biti izvor frustracije i gubitka prihoda. U ovom blogu istražit ćemo glavne razloge zašto se to događa i kako se možemo nositi s tim izazovima.
Kada bih morala izdvojiti 3 ključna razloga za nedovršavanje projekata, to bi bili:
Promjena FOKUSA, nedostatak MOTIVACIJE I neefikasna KOMUNIKACIJA.
Na sva tri faktora može direktno utjecati LIDER ove organizacije i vođa projektnog tima.
- FOKUS. Konzistentna prisutnost lidera projekta, upravljanje fokusom cijelog tima i prilagođavanjem dinamike, vrste aktivnosti a prema potrebi i strategije, prvi je sastojak koji mora biti stalno prisutan. Jeste li vidjeli ikada trenera neke sportske ekipe, koji svoj tim vodi iz lože umjesto da bude uz svoj tim, tijekom cijele utakmice na klupi ili uz teren (naravno izuzen prisilne odsutnosti ili kazne😊)?
- Nedostatak motivacije često je vrlo usko povezana sa nedostatkom jasno postavljenih ciljeva. Vi sada vjerojatno mislite u sebi, pa naravno da imamo cilj. Međutim, koliko je vaš cilj specifičan, mjerljiv, ambiciozan i jasno povezan sa finalnom koristi za sve članove tima? Često u praksi svjedočim ciljevima koji su previše generalni, općeniti, i onda ih tim ne zna razbiti u manje, ostvarive korake, aktivnosti ili podciljeve. Također se često kao razlog ili krovni cilj navede veći promet- što većina zaposlenika čit au prijevodu kao veća zarada za vlasnika i pita se (a što ja imam od toga?) Čak u svakodnevnim operativnim aktivnostima, još uvijek viđam prilično generalno postavljene ciljeve popust spomenutog rasta prometa – koliko točno na kojem tržištu, koliko kod kojeg tipa/ segmenta kupaca, koliko na kojoj grupi proizvoda, u kojem periodu, uz koju postotnu maržu i sl. Ako imamo primjer ciljeva koje nije jednostavno kvantificirati, npr usluge – efikasnije komunicirati – opet što to točno znači za vas. Jedni pod efikasnije misle brže dok za nekoga drugoga to znači fokusiranije na rješenja. Kada tim nema jasno definirane ciljeve ili kada su ciljevi neodređeni, lako je izgubiti smjer i motivaciju.
Desi da i da nakon inicijalne faze, spasne entuzijazam, fokus se usmjeri na mikro zadatke i izgubi se šira slika. Ključno je redovito praćenje napretka i pvezivanje aktivnosti sa ključnim ciljevima, moramo znati točno koja aktivnost ima kakav potencijalni utjecaj i važnost za krajnji cilj, jasno odrediti prioritete i aktivno mjeriti statuse ostvarenja kroz cijeli projekt.
U jednoj kompaniji, radila sam na implementaciji projekta u timu od preko 100 ljudi. Ključni trenutak promjene svijesti, ponašanja, njihovog interesa i posvećenosti desio se kada smo počeli mjeriti taj angažman i povezali ga sa stratepkim ciljem kompanije. Svaki je zaposlenik mogao vidjeti svoj dnevni rezultat i kako on utječe na rezultat cijelog tima, kao i zašto je dnevni cilj važan za cijelu kompaniju i što se dešava ako ga ne ostvarimo. I to je bilo moguće pratiti u svakom trenutku.
Dakle, uložila sam prvih 2mjeseca na pripremi ovog projekta sa timom, postavljajući alate i KPI za mjerenje uspješnosti (jer ih do tada nisu imali, pa se radio i mini razvoj), jer sam znala da bez transparentnosti i kontinuiteta u praćenju, nećemo moći tako velik broj ljudi promijeniti da rade u željenom smjeru.
Nadalje, vođa projekta bio je izuzezetno posvećen ćlan tima (koji u tom trenutku nije bio hijerarhijski i najviše pozicije) ali je svojim fokusom, zanimanjem i učenjem kroz cijeli projekt bio ključna karika za dovršetak projekta i ostvarenje cilja. Tokom cijelog projekta, imao je i moju podršku, mentorstvo i vrlo brzo došao je do visoke razine samostalnosti, nakon koje je dalje mogao samostalno voditi cijel projekt i održati visoke rezultate.
I na posljetku efikasna komunikacija. Ovo je sigurno jedna od ključnih managerskih i liderskih vještina. Znati povezivati sve informacije i pretvoriti ih jasne zadatke, komunicirati rezultat i feedback na motivirajući način (umjesto onaj poznati direktivno kritzirajući), „prevoditi“ strateške ciljeve u jasno razumljive aktivnosti, ciljeve, doprinos, rezultate svakog člana tima, vrlo je moćan alat u privođenju svakog projekta do njegovog kraja.
I ovdje imam dobre vijesti, efikasna komunikacija je vještina koja se uči stoga niejdan lider ni organizacija nemaju prepreke da u svojim projektima i radu već danas budu efikasniji i uspješniji.
